Simpel tilmelding

Så nemt er det at oprette tilmelding til et arrangement

Det behøver hverken være teknisk eller tidskrævende at holde styr på tilmeldinger til et arrangement. Med den rette løsning kan du gå fra idé til åben tilmelding uden regneark, lange mailtråde eller manuel registrering af deltagere.

EventTilmelding samler hele processen ét sted. Du opretter arrangementet, vælger hvilke oplysninger deltagerne skal udfylde og deler derefter et link. Herfra kan deltagerne tilmelde sig online, mens du løbende har overblik over tilmeldingerne.

Vil du se alle mulighederne, kan du læse mere om vores tilmeldingssystem til events og arrangementer.

Fra arrangement til færdig tilmelding i få trin

En simpel tilmeldingsproces handler først og fremmest om, at du ikke skal bruge tid på opsætning, du ikke har brug for. Derfor kan du koncentrere dig om selve arrangementet og kun indsamle de oplysninger, der er relevante for deltagerne.

1. Opret dit arrangement

Start med de grundlæggende oplysninger om arrangementet. Det kan eksempelvis være titel, dato, tidspunkt, sted og hvor mange deltagere der er plads til.

Du behøver altså ikke bygge en tilmeldingsside fra bunden eller sætte et særskilt system op. Oplysningerne om arrangementet og selve tilmeldingen samles fra starten.

2. Bestem hvad deltagerne skal udfylde

Ikke to arrangementer er ens.

Til nogle events er navn og e-mail nok. Til andre kan det være nødvendigt at spørge til eksempelvis virksomhed, antal deltagere, kostpræferencer eller andre praktiske oplysninger. Derfor kan tilmeldingen tilpasses, så du får de informationer, du rent faktisk har brug for — uden at gøre formularen længere end nødvendigt.

Online tilmelding gør det også nemt for deltagerne

En nem tilmelding skal ikke kun være nem for arrangøren.

Når arrangementet er klar, deler du tilmeldingslinket med de personer, du ønsker at invitere. Deltageren åbner linket, udfylder formularen og sender sin tilmelding.

Der er ingen grund til først at sende en mail med oplysninger, modtage et svar og derefter manuelt flytte informationerne over i et Excel-ark.

Det giver færre trin mellem invitation og færdig tilmelding.

3. Del ét link til arrangementet

Tilmeldingslinket kan deles gennem de kanaler, du allerede bruger til at kommunikere om arrangementet.

Det kan eksempelvis være via:

• e-mail

• virksomhedens hjemmeside

• sociale medier

• interne kommunikationskanaler

• en direkte invitation

På den måde kan den samme online tilmelding bruges, uanset hvordan deltagerne finder frem til arrangementet.

Deltagerlisten opdateres løbende

Når tilmeldingerne begynder at komme ind, skal du ikke selv samle svarene.

Deltagerlisten giver dig et løbende overblik over, hvem der har tilmeldt sig. Dermed slipper du for at sammenholde mails, formularer og forskellige versioner af det samme regneark.

Det bliver især en fordel, når der kommer mange tilmeldinger, ændringer eller afmeldinger tæt på arrangementets start.

4. Følg tilmeldingerne ét sted

I stedet for at bruge tid på administration kan du løbende følge udviklingen og se, hvor mange der har tilmeldt sig.

Det gør det nemmere at planlægge blandt andet lokaler, forplejning og andre praktiske forhold ud fra det faktiske deltagerantal.

Ét system gennem hele tilmeldingsprocessen

Det simple ligger ikke kun i at oprette selve formularen. Fordelen er også, at du kan blive i det samme system, efter den første deltager har tilmeldt sig.

Du har arrangementet, tilmeldingerne og deltagerlisten samlet, så du ikke behøver bygge din egen arbejdsgang op omkring flere forskellige værktøjer.

Resultatet er en mere overskuelig proces fra den første invitation til arrangementet bliver afholdt.

Hvem kan bruge online tilmelding til arrangementer?

Online tilmelding kan bruges til langt mere end store konferencer.

Det kan eksempelvis være relevant til:

• kurser og workshops

• firmaarrangementer

• møder og informationsaftener

• foreningsarrangementer

• seminarer og konferencer

• sociale arrangementer

• interne events

Fælles for dem er behovet for at vide, hvem der kommer — uden at bruge unødvendig tid på at administrere svarene manuelt.

Mindre administration. Mere tid til arrangementet

Tilmelding til et arrangement bør være en af de nemme dele af planlægningen.

Når deltagerne selv kan registrere deres oplysninger online, og du samtidig får et samlet overblik over tilmeldingerne, forsvinder en stor del af det manuelle arbejde.

Du opretter arrangementet, tilpasser tilmeldingen og deler linket.

Så kan du bruge tiden på det, der faktisk skal ske, når deltagerne møder op.

Ofte stillede spørgsmål om online tilmelding til arrangementer

Kan man bruge et tilmeldingssystem til både små og store arrangementer?

Ja. Et online tilmeldingssystem kan bruges til alt fra mindre kurser, møder og foreningsarrangementer til større konferencer og events. Behovet afhænger især af, hvor mange deltagere der forventes, og hvor meget information der skal indsamles i forbindelse med tilmeldingen.

Hvilke oplysninger bør man bede deltagerne om ved tilmelding?

Det afhænger af arrangementet. Som udgangspunkt er det en fordel kun at bede om de oplysninger, der er nødvendige. Det kan eksempelvis være navn og e-mail, mens andre arrangementer også kan kræve oplysninger om virksomhed, kosthensyn, ledsager eller valg mellem forskellige aktiviteter.

Hvornår bør man åbne for tilmelding til et arrangement?

Det afhænger blandt andet af arrangementets størrelse, målgruppe og behovet for planlægning. Ved mindre arrangementer kan en kortere tilmeldingsperiode være tilstrækkelig, mens konferencer, kurser og større events ofte med fordel kan åbne for tilmelding tidligere.

Hvordan undgår man unødvendigt frafald i en tilmeldingsformular?

En kort og overskuelig formular gør det lettere for deltagerne at gennemføre tilmeldingen. Undgå derfor unødvendige felter, og sørg for, at det tydeligt fremgår, hvilke oplysninger deltageren skal angive, og hvad vedkommende tilmelder sig.

Hvad gør man, hvis der er begrænset antal pladser?

Ved arrangementer med et maksimalt deltagerantal er det vigtigt at have styr på kapaciteten fra starten. Afhængigt af opsætningen kan det også være relevant at arbejde med tilmeldingsfrist eller venteliste, så interessen stadig kan håndteres, når de ordinære pladser er optaget.

Kan online tilmelding bruges til tilbagevendende arrangementer?

Ja. Hvis virksomheden eller organisationen jævnligt afholder kurser, workshops, informationsmøder eller andre events, kan et tilmeldingssystem gøre det lettere at arbejde med en ensartet proces fra arrangement til arrangement.

Er du klar til at gøre næste tilmelding til dit event mere enkelt?

Du behøver ikke gøre administrationen af et arrangement mere kompliceret end nødvendigt.

Opret arrangementet, del tilmeldingen og få styr på deltagerne ét sted med EventTilmelding.

Vil du se alle mulighederne, kan du læse mere om vores tilmeldingssystem til events og arrangementer.

Er du allerede klar til at benytte vores tilmeldingssystem, kan du oprette en gratis bruger og komme i gang allerede i dag.